Verwaltungsfachangestellte/r Ausbildung und Beruf

Du bist eher der Typ für Schreibtisch- und Büroarbeit? Du kannst dir einen Arbeitsalltag etwa in einem städtischen Bürgeramt mit Publikumsverkehr, Akten, Formularen, Statistiken und Ausstellungen von Urkunden gut vorstellen? Du bist der verlässliche Typ, der auch selbst gerne einen verlässlichen, geregelten und strukturierten Arbeitstag mag? Du kannst dir vorstellen, mit Aufgaben der Verwaltung und Organisation betraut zu sein, die unser öffentliches Leben in Gang halten? Dann schau dir die Ausbildung und den Beruf des Verwaltungsfachangestellten genauer an. Denn hier wartet ein breites Tätigkeitsspektrum in unterschiedlichen Fachbereichen auf dich.

Der Beruf Verwaltungsfachangestellter in 20 Sekunden

• Verantwortungsvolle Aufgabe: Du musst Tabellen, Listen, Termine und Vorschriften immer im Blick behalten und sehr verlässlich arbeiten
• Kontakt mit Menschen: Du solltest sowohl kontaktfreudig als auch charakterfest im Umgang mit deinen Mitbürgern sein 
• Ein krisensicherer Job: Die öffentliche Verwaltung ist zur Gewährleistung der Funktionsfähigkeit des Staates besonders wichtig. Verwaltungsfachangestellte werden hierfür immer gebraucht
• Job mit Zukunft: Auch in der öffentlichen Verwaltung macht die Digitalisierung nicht Halt. und verändert Aufgabenfelder und Anforderungsprofile. Dies eröffnet Verwaltungsfachangestellten die Möglichkeit, sich immer wieder mit neuen Technologien, Verfahren oder Systemen zu befassen

Was ein Verwaltungsfachangestellter generell macht, lässt sich in ein paar Sätzen gar nicht so leicht zusammenfassen. Denn dein genauer Tätigkeitsbereich hängt von der Fachrichtung ab.

Insgesamt gibt es fünf Fachrichtungen. Den:die

• Verwaltungsfachangestellte:r Fachrichtung Bundesverwaltung
• Verwaltungsfachangestellte:r Fachrichtung Landesverwaltung
• Verwaltungsfachangestellte:r Fachrichtung Kommunalverwaltung
• Verwaltungsfachangestellte:r Fachrichtung Kirchenverwaltung
• Verwaltungsfachangestellte:r Fachrichtung Handwerksorganisation und Industrie- und Handelskammern

Verwaltungsfachangestellte:r Fachrichtung Bundesverwaltung

Als Verwaltungsfachangestellte der Fachrichtung Bundesverwaltung arbeitest du bei den  sogenannten Bundesbehörden. Das können zum Beispiel das Bundesministerium der Finanzen, das Kraftfahrt-Bundesamt, die Bundesagentur für Arbeit oder der Bundesrechnungshof sein. Hört sich ganz schön hochtrabend an? Ist es auch. 

Du hast die ganze Bandbreite der Verwaltungsarbeit der Bundesbehörden und -Institutionen vor dir. Während deiner Arbeitszeit ermittelst du zum Beispiel Sachverhalte und arbeitest an Verwaltungsvorschriften und -entscheidungen, hast Kontakt zu den Beteiligten des jeweiligen Verfahrens, erstellst Berichte, berätst Bürger und Organisationen. 

In der Personalverwaltung führst du beispielsweise Personalakten und kümmerst dich um die administrativen Vorgänge bei der Personalgewinnung, des Personaleinsatzes oder der Personalentwicklung.

Verwaltungsfachangestellte:r Fachrichtung Landesverwaltung

Als Verwaltungsfachangestellte in der Landesverwaltung arbeitest du zum Beispiel im Bereich der allgemeinen öffentlichen Verwaltung, bei der Wirtschaftsförderung, - ordnung und -aufsicht oder auf dem Gebiet des Gesundheitswesens, der Bildung, Kultur und Sozialwesen. Das bedeutet, dass du unter anderem bei der Oberfinanzdirektion, beim Amt für Verbraucherschutz oder beim Gesundheitsamt arbeiten kannst. Eine ziemlich große Palette an verschiedenen Einsatzorten. 

Hinzu kommen noch Verwaltungstätigkeiten bei Hoch- und Fachschulen, Berufs- oder Fachakademien. Hierbei hast du dann mit häufig wechselnden Aufgaben und Arbeitssituationen zu tun. Unter Beachtung der gültigen Gesetze und Vorschriften bearbeitest du Anträge und Formulare,stellst Dokumente aus, erteilst Verwaltungsakte und informierst und berätst Bürgerinnen und Bürger.

Verwaltungsfachangestellte:r Fachrichtung Kommunalverwaltung

Als Verwaltungsangestellter kannst du auch bei den Gemeinde- und Kreisverwaltungen sowie in kommunalen Ämtern und Behörden arbeiten. So bereitest du etwa Sitzungen des Gemeinderates vor und bist an der Umsetzung von Beschlüssen beteiligt. 

Du kannst Verwaltungsaufgaben in Gesundheits-, Bau- oder Kulturämtern übernehmen oder arbeitest beim Ordnungsamt. Auch kaufmännische Tätigkeiten bei kommunalen Verwaltungs - und Eigenbetrieben, wie etwa den Stadtwerken, zählen zu deinen Einsatzmöglichkeiten als Verwaltungsfachangestellte in der Kommunalverwaltung.  

Verwaltungsfachangestellte:r Fachrichtung Kirchenverwaltung

Wenn du dir eine Tätigkeit für kirchliche Institutionen vorstellen kannst, dann kann der Beruf des Verwaltungsangestellten in der Kirchenverwaltung für dich interessant sein. Hier bereitest du Sitzungen der kirchlichen Gremien vor und setzt deren Beschlüsse um. 

Unter der Zuhilfenahme von staatlichen und kirchlichen Rechtsvorschriften arbeitest du an Verwaltungsentscheidungen und übernimmst Aufgaben in der Finanzverwaltung sowie im Melde-, Grundstücks-, Bau- und Friedhofswesens der Kirchen. Auch kannst du in der Personalverwaltung oder im Haushalts-, Kassen-, und Rechnungswesen eingesetzt werden. Du bist auch ein:e Ansprechpartner:in für Gemeindemitglieder. 

Verwaltungsfachangestellte:r Handwerksorganisation und Industrie- und Handelskammern

Entscheidest du dich für die Fachrichtung Handwerksorganisation und Industrie und Handelskammern, bist du Ansprechpartner für Selbständige und Unternehmen in deiner Region. 

Du berätst sie auf der Grundlage der gewerblichen Bestimmungen, bearbeitest Anträge auf Eintragung und Löschung im Handelsregister, überprüfst die Voraussetzungen zur Führung eines Handwerksbetriebes und vieles mehr.

Rechtlich bestehen keine Anforderungen an einen Schulabschluss, aber sehr viele Bewerber haben die Hochschulreife oder einen mittleren Bildungsabschluss. Natürlich kannst du dich auch mit einem Hauptschulabschluss oder einer Fachhochschulreife bewerben, wenn du das möchtest und Lust auf diesen Beruf hast. 

Deine schulischen Stärken sollten auf Deutsch, Mathematik, Wirtschaft/Recht sowie Politik/Sozialkunde liegen.

Ferner solltest du folgende Interessen mitbringen, um später motiviert und erfolgreich diesen Beruf ausüben zu können:

• Interesse an verwaltend-organisatorischen Tätigkeiten. Das wird dir nicht nur beim Führen wichtiger Listen und beim Erstellen von Sitzungsprotokollen helfen 
• Interesse an sozial-beratenden Tätigkeiten. Ein gutes Kommunikationsvermögen und eine serviceorientierte Einstellung für die vielfältigen persönlichen Kontakte ist mehr als hilfreich  
• Interesse an kaufmännisch-organisatorischen Tätigkeiten. Sehr hilfreich, solltest du zum Beispiel mit der Betreuung der Kosten von Dienstreisen und Außendiensttätigkeiten betraut sein

Die duale Ausbildung zum/zur Verwaltungsfachangestellten dauert in der Regel 3 Jahre. Dual bedeutet, dass die Ausbildung parallel im Ausbildungsbetrieb und in der Berufsschulen durchgeführt wird. Der Berufsschulunterricht findet dann an bestimmten Wochentagen oder in Blockform statt.

Kurz zusammengefasst wirst du in den drei Jahren deiner Ausbildung zum/zur Verwaltungsfachangestellten lernen, wie eine Kommunal-, Landes-, Bundes- oder Kirchenverwaltung funktioniert. Den praktischen Teil, also wie man zum Beispiel als Verwaltungsfachangestellter Arbeitssuchende berät, welche Anträge man wie ausfüllen muss, welche Ansprüche und Pflichten die Antragsteller haben, lernst du in deinem Ausbildungsbetrieb. Das theoretische Hintergrundwissen der Gesetze, Vorschriften und Verfahren wird dir dann in der Berufsschule vermittelt.

Meist durchläufst du verschiedene Ämter, Behörden oder Institutionen, um die unterschiedlichen Aufgaben und die Organisation der Verwaltung von der Pieke auf kennen zu lernen. Dies ist eine besonders wichtige Zeit, denn du wirst sicherlich hier den Fachbereich kennenlernen, in dem du später arbeiten möchtest. 

In den Bürgerämtern, dem Bau-, Sozial- oder Kfz- Amt, aber auch bei der Agentur für Arbeit wirst du erfahren, wie man Bürger:innen dabei hilft, Pässe, Bauvorhaben, Wohngeld, Führerscheine, Wohngeld oder Arbeitslosengeld beantragt. 

Solche Tätigkeiten sind wie so vieles zwischenmenschliche nicht immer ganz einfach. Erfahrungen und Erwartungen der Antragsteller und die Wirklichkeit von Vorschriften und Gesetzen gehen nicht immer harmonische Wege. Unterschiedliche Meinungen können zu stressigen Situationen führen. Diese werden von dir professionell, also mit Freundlichkeit und Bestimmtheit behandelt werden müssen. Das bedarf der Schulung und Herausbildung solcher belastbarer Charaktereigenschaften. Ein Feld, das auf jeden Fall deine Aufmerksamkeit und deine Willensstärke brauchen wird.

Die Ausbildungsvergütung für eine duale Ausbildung wird vom Ausbildungsbetrieb gezahlt und richtet sich bei tarifgebundenen Betrieben nach tarifvertraglichen Vereinbarungen. Auszubildenden ist eine angemessene Vergütung zu gewähren. Die Angemessenheit einer Ausbildungsvergütung wird für Ausbildungen, die 2020 und später beginnen, durch das Berufsbildungsgesetz über die Mindestvergütung geregelt.

Einfluss auf die Höhe deiner Ausbildungsvergütung hat der Ausbildungsbereich (z.B. Industrie und Handel, Handwerk), die Branche und die Region, in denen deine Ausbildung erfolgt.

Beispiel öffentlicher Dienst (Länder) (monatlich brutto):

1. Ausbildungsjahr: € 1.037
2. Ausbildungsjahr: € 1.091
3. Ausbildungsjahr: € 1.141

Quelle:

TVA-L BBiG, Stand Oktober 2021

Die tarifvertragliche Regelung gilt für das gesamte Bundesgebiet.

Hinweis: Diese Angaben dienen der Orientierung. Ansprüche können daraus nicht abgeleitet werden. 

Dein Gehalt nach abgeschlossener Ausbildung zum Verwaltungsfachangestellten

Wie bereits beim Ausbildungsgehalt erwähnt ist das Gehalt regional und fachbereichsbezogen unterschiedlich. Da du nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TvöD) bezahlt wirst, hilft dir der Blick in die Gehaltstabellen, um zu erfahren, wie viel du wann voraussichtlich verdienen wirst. 

Dabei spielt die sogenannte Entgeltgruppe (EG) und die Erfahrungsstufe eine entscheidende Rolle. Für Verwaltungsfachangestellte ist zum Start eine Eingruppierung in die EG 5 mit Aufstiegsmöglichkeiten in die EG 9. Bei der EG 5 beträgt dein Einstiegsgehalt als Verwaltungsfachangestellte zunächst etwa 2480 Euro brutto. In EG sind es dann 3500 Euro. 

Mit Weiterbildungslehrgängen oder Studien zum Verwaltungsfachwirt bzw. Diplom Verwaltungswirt kannst du dann bis 4200 Euro verdienen. Durch ein erfolgreiches Studium kannst du auch zum Beamten ernannt werden, was bezüglich Gehalt und Job-Sicherheit sehr interessant sein kann.

• Einen Aufstiegslehrgang nach 3 Jahren Berufserfahrung belegen und wirst nach bestandener Prüfung Verwaltungsfachwirt:in. So kannst du die Karriereleiter hinaufklettern und verdienst entsprechend mehr Geld.
• An der Fachhochschule für öffentliche Verwaltung studieren und nach bestandener Prüfung  Diplom-Verwaltungswirt:in werden oder deinen Abschluss als Bachelor of Arts in Public Management machen. Damit kannst du auch Beamter werden.

Bürokaufleute übernehmen viele verwaltende Aufgaben. Allerdings vertieft diese Ausbildung kaufmännisches Wissen und unterscheidet sich in diesem Punkt doch deutlich zur Lehre Verwaltungsfachangestellten.