Veranstaltungen planen und Konzepte entwickeln | Du überlegst dir, wie eine Veranstaltung aussehen soll – egal ob das eine Messe, ein Konzert, ein Kongress oder eine Ausstellung ist. Dazu musst du dir überlegen, was die Zielgruppe will. Wer kommt zu der Veranstaltung? Was interessiert sie? Du erstellst ein Konzept, das perfekt auf die Gäste abgestimmt ist. Dabei geht’s nicht nur um den kreativen Teil – also welche Show-Acts, Stände oder Vorträge es gibt – sondern auch darum, wie das Ganze abläuft und ob es sich am Ende finanziell lohnt. |
Kosten kalkulieren und Angebote erstellen | Hier wird’s kaufmännisch: Du musst genau durchrechnen, wie viel die Veranstaltung kosten wird. Da geht es um alles: Miete für die Location, Technik, Licht, Ton, Catering, Sicherheitspersonal und vieles mehr. Am Ende musst du sicherstellen, dass alle Kosten im Budget des Kunden bleiben. Dann erstellst du ein Angebot, das alle Leistungen umfasst und gibst dem Kunden einen Überblick über die Kosten. |
Ablauf | Eine Veranstaltung hat viele verschiedene Teile, die genau zur richtigen Zeit am richtigen Ort passieren müssen. Du erstellst einen detaillierten Plan, der genau festlegt, wann und wo was passiert. Das fängt beim Aufbau der Bühne oder Technik an, geht über Proben, den genauen Ablauf während des Events, bis hin zum Abbau am Ende. |
Veranstaltungstechnik und Vorschriften beachten | Jede Veranstaltung hat ihre technischen Anforderungen. Ob Bühnenaufbau, Licht- und Tontechnik oder Sicherheitsvorkehrungen – du musst sicherstellen, dass alles nach Vorschrift läuft. Dazu gehören auch gesetzliche Vorgaben wie Brandschutzbestimmungen oder Sicherheitsvorschriften für große Menschenmengen. Du arbeitest eng mit Technikern und Sicherheitsleuten zusammen, um sicherzustellen, dass alles passt. |
Marketing und Werbung machen | Ein Event muss natürlich auch bekannt werden, damit die Leute überhaupt davon erfahren. Du entwickelst Marketingstrategien, z. B. durch Social Media, Flyer oder Plakate, und planst gezielte Werbemaßnahmen, um möglichst viele Besucher anzuziehen. Du machst dir Gedanken, welche Kanäle am besten funktionieren, um die Zielgruppe zu erreichen, und setzt die Maßnahmen auch um. |
Auf der Suche nach neuen Kunden | Du gehst aktiv auf die Suche nach neuen Leuten oder Firmen, die eine Veranstaltung organisieren wollen. Wenn du jemanden gefunden hast, der Interesse hat, erklärst du ihnen, wie sie ihr Event gestalten können. Du zeigst ihnen, welche Möglichkeiten es gibt, z.B. welche Location oder Technik am besten passt. Du bist der Ansprechpartner und sorgst dafür, dass alles so läuft, wie der Kunde es sich wünscht. Dabei bleibst du die ganze Zeit in Kontakt, auch während der Veranstaltung, um sicherzustellen, dass alles glattgeht. |
Erfolgskontrolle und Abrechnung | Nach der Veranstaltung ist deine Arbeit noch nicht vorbei. Du schaust dir genau an, wie das Event gelaufen ist. Wurde das Ziel erreicht? Gab es genügend Besucher? Hat das Ganze finanziell funktioniert? Du machst eine Erfolgskontrolle und rechnest alle Kosten ab, die für die Veranstaltung angefallen sind. Am Ende erstellst du für den Kunden eine Abrechnung, wo alles transparent aufgelistet ist. |
Personalplanung und Organisation | Für eine Veranstaltung braucht man natürlich auch das passende Personal: vom Security-Team bis zum Catering. Du regelst, wie viele Leute vor Ort gebraucht werden und planst die Personalressourcen. Dabei sorgst du dafür, dass alles gut organisiert ist und niemand zu viel oder zu wenig zu tun hat. |
Marktbeobachtung und Trends erkennen | Da sich der Eventmarkt ständig verändert, beobachtest du auch aktuelle Trends und Entwicklungen. Was ist gerade angesagt? Welche Veranstaltungen laufen besonders gut? Du passt deine Konzepte und Strategien entsprechend an, um immer am Puls der Zeit zu bleiben und wettbewerbsfähig zu sein. |