Stellenbeschreibung
Die Tätigkeit im Überblick
Kaufleute für Büromanagement organisieren und bearbeiten bürowirtschaftliche Aufgaben. Außerdem erledigen sie kaufmännische Tätigkeiten in Bereichen wie Auftragsbearbeitung, Beschaffung, Rechnungswesen, Marketing und Personalverwaltung.
Die Ausbildung im Überblick:
Kaufmann/-frau für Büromanagement ist ein 3-jähriger anerkannter Ausbildungsberuf in Industrie und Handel, im Handwerk und im öffentlichen Dienst.
Typische Branchen:
Kaufleute für Büromanagement finden Beschäftigung
• in Unternehmen nahezu aller Wirtschaftsbereiche
• in der öffentlichen Verwaltung
• bei Verbänden, Organisationen und Interessenvertretungen
Aufgaben und Tätigkeiten kompakt
Kaufleute für Büromanagement führen organisatorische und kaufmännisch-verwaltende Tätigkeiten aus. Sie erledigen z.B. den Schriftverkehr, entwerfen Präsentationen, beschaffen Büromaterial, planen und überwachen Termine, bereiten Sitzungen vor und organisieren Dienstreisen. Auch unterstützen sie die Personaleinsatzplanung und kaufen externe Dienstleistungen ein. Zudem betreuen sie Kunden, wirken an der Auftragsabwicklung mit, schreiben Rechnungen und überwachen Zahlungseingänge. Im öffentlichen Dienst unterstützen sie Bürger/innen z.B. bei der Antragstellung, klären Anliegen und Zuständigkeiten und wirken an der Aufstellung des Haushalts- oder Wirtschaftsplanes mit.
Aufgaben und Tätigkeiten im Einzelnen
• Büroprozesse abwickeln
◦ internen und externen Schriftverkehr erledigen
◦ Schriftsätze aller Art anfertigen
◦ Unterlagen für Vorgesetzte und Kollegen aufbereiten und bereitstellen; Präsentationen vorbereiten, gestalten und durchführen
◦ organisatorische Vor- und Nachbereitung für Besprechungen und Konferenzen durchführen
◦ Dienst- und Organisationspläne erstellen
◦ Daten aufbereiten, sichern und pflegen
◦ Kunden und Besucher empfangen und betreuen
◦ Termine planen und überwachen, Urlaubslisten führen
◦ Postein- und -ausgang bearbeiten, Post verteilen
◦ für Geschäftsreisen optimale Verkehrsverbindungen ermitteln und Reiseunterlagen besorgen
◦ Büromaterial verwalten, bestellen und ausgeben
• Aufträge und Rechnungen entgegennehmen und bearbeiten, Rechnungen erstellen und Zahlungsverkehr überwachen
• Aufgaben im Bereich kaufmännische Steuerung und Kontrolle ausführen ◦ an Finanzbuchhaltung, Kosten- und Leistungsrechnung, Controlling mitwirken
• Aufgaben im Personalbereich ausführen
◦ Personalakten führen und verwalten, z.B. Arbeits- und Fehlzeiten erfassen
◦ bei der Entgeltabrechnung mitwirken
◦ die Personalbedarfsermittlung und Personalbeschaffung unterstützen
◦ Arbeitsverträge vorbereiten
• Aufgaben in Einkauf und Logistik ausführen
◦ Angebote für Produkte und Dienstleistungen einholen, Bestellungen durchführen
◦ Lagerbestände erfassen und kontrollieren
◦ Wareneingang prüfen, Warenmängel reklamieren
• Aufgaben in Marketing und Vertrieb sowie in Öffentlichkeitsarbeit und Veranstaltungsorganisation übernehmen
◦ Kundenbedarf feststellen, Angebote unterbreiten
◦ an der Entwicklung und Durchführung von Marketingmaßnahmen bzw. Maßnahmen der Öffentlichkeitsarbeit mitwirken
◦ Social-Media-Angebote pflegen und an Onlinemarketing-Kampagnen mitarbeiten
◦ an der Veranstaltungsplanung, -organisation und -kalkulation mitwirken
• im öffentlichen Dienst:
◦ bei der Haushaltsplanaufstellung mitwirken, Haushaltsüberwachungslisten führen
◦ Anträge klären und annehmen, für die Bearbeitung der Anträge erforderliche Sachverhalte ermitteln (z.B. form- und fristgerechte Einlegung von Widersprüchen prüfen)
