| Termine und Besprechungen koordinieren | Du lernst, wie du den Kalender deines Vorgesetzten oder eines Teams verwaltest. Wenn ein Meeting geplant werden soll, vergleichst du die Terminkalender der Teilnehmenden, schlägst passende Zeiten vor und reservierst Besprechungsräume. Auch die Vorbereitung von Besprechungen (wie das Bereitstellen von Unterlagen) gehört dazu. | Effiziente Terminplanung ist entscheidend für einen reibungslosen Arbeitsablauf, damit niemand wichtige Besprechungen verpasst und die Zeit optimal genutzt wird. |
| Schriftliche Korrespondenz verfassen | Du lernst professionelle E-Mails und Briefe zu schreiben. Zum Beispiel, wenn du ein Angebot an einen Kunden schickst oder eine Anfrage von einem Lieferanten beantwortest. Dabei übst du, wie du dich freundlich, aber sachlich ausdrückst und darauf achtest, dass deine Schreiben fehlerfrei sind. | Kommunikation ist das A und O im Büroalltag. Mit gutem Schriftverkehr hinterlässt du einen professionellen Eindruck und vermeidest Missverständnisse. |
| Rechnungen und Zahlungen bearbeiten | Du lernst, wie du Rechnungen prüfst und bearbeitest. Wenn eine Rechnung eingeht, kontrollierst du, ob sie korrekt ist – stimmen die Preise, die Artikel und die Zahlungsbedingungen? Du lernst auch, wie du Rechnungen an Kunden verschickst und offene Zahlungen überwachst, damit das Unternehmen keine Einnahmen verpasst. | Der Umgang mit Rechnungen und Finanzen ist zentral für den Erfolg eines Unternehmens. Du sorgst dafür, dass alles ordnungsgemäß abläuft und kein Geld verloren geht. |
| Bestellungen und Lieferungen organisieren | Du kümmerst dich um den Einkauf von Materialien, z.B. für Büromaterial. Du vergleichst Angebote verschiedener Lieferanten, erstellst Bestellungen und sorgst dafür, dass die richtigen Produkte zur richtigen Zeit geliefert werden. Wenn eine Lieferung ankommt, prüfst du, ob alles vollständig und in gutem Zustand ist. | Eine gute Organisation im Einkauf sorgt dafür, dass im Büro und im Unternehmen immer alles verfügbar ist, was gebraucht wird, und dass Lieferanten zuverlässig arbeiten. |
| Personalangelegenheiten mitorganisieren | In größeren Unternehmen unterstützt du bei Personalthemen. Du lernst, wie man Urlaubsanträge bearbeitet, Krankmeldungen erfasst und Bewerbungen verwaltet. Vielleicht bereitest du auch Verträge für neue Mitarbeiter vor oder hilfst bei der Planung von Schulungen. | Personalmanagement ist ein wichtiger Teil eines Unternehmens, und du unterstützt dabei, dass die Abläufe für alle Mitarbeiter klar und korrekt sind. |
| Veranstaltungen und Events organisieren | Du planst ein Firmenevent, wie eine Weihnachtsfeier oder ein Kundenmeeting. Dazu gehört, den Veranstaltungsort zu buchen, Einladungen zu verschicken, das Catering zu organisieren und sicherzustellen, dass alles reibungslos abläuft. | Auch die Organisation von Events gehört in vielen Büros zu den Aufgaben. Es zeigt, dass du vielseitig bist und mehrere Dinge gleichzeitig managen kannst. |
| Ablage und Archivierung | Du lernst, wie du wichtige Dokumente korrekt ablegst und archivierst – egal, ob digital oder in Papierform. Zum Beispiel ordnest du Verträge und Rechnungen so, dass sie später schnell wiedergefunden werden können. | Eine gute Organisation von Dokumenten spart Zeit und sorgt dafür, dass Informationen jederzeit zugänglich sind, wenn sie gebraucht werden. |
| Umgang mit Software wie Excel, Word und PowerPoint | Du wirst in verschiedene Office-Programme eingeführt und lernst, wie du sie effizient nutzt. In Excel erstellst du z.B. Tabellen und Auswertungen, in Word formatierst du Dokumente wie Briefe oder Berichte, und in PowerPoint gestaltest du Präsentationen für Meetings. | Diese Programme sind Standard in fast jedem Büro, und sie zu beherrschen, macht dich in deinem Arbeitsalltag viel effektiver und schneller. |
| Telefon- und E-Mail-Kommunikation | Du lernst, wie du Anrufe professionell entgegennimmst, z.B. Kundenfragen beantwortest oder Anrufer an die richtige Abteilung weiterleitest. Ebenso wirst du geschult, wie du E-Mails schnell und korrekt bearbeitest. | Eine professionelle Telefon- und E-Mail-Kommunikation ist wichtig, um Kunden und Partner einen guten Eindruck zu vermitteln und Arbeitsabläufe im Unternehmen zu verbessern. |
| Buchführung und Büroorganisation | Du wirst in grundlegende Buchhaltung eingeführt. Dazu gehört das Erfassen von Geschäftsvorfällen in Buchhaltungssoftware, wie z.B. das Eintragen von Einnahmen und Ausgaben und das Erstellen von Monatsberichten. | Diese Aufgaben sorgen dafür, dass die Finanzen des Unternehmens im Blick bleiben, und es gibt dir einen Einblick in die kaufmännischen Abläufe. |
